б) Схемы документооборота

Значительное количество информации, циркулирующее в больших системах, группируется в определенные комплексы и помещается в документы, облик и структура которых годами сформировались при немашинных методах обработки информации и управления. Можно утверждать, что любое промышленное предприятие управляется с помощью документов, в которых содержится информация фактографического характера, т. е. устанавливающего фактическое состояние некоторого явления или процесса (наряд на работу, акт окончания работы и т. д.). Поэтому большинство структурных схем преобразования информации носит характер схем преобразования документов или документооборота, особенно это имеет место в АСУ.

Рис. 9-6. Структура документа

Характерная особенность машинной обработки и преобразования одних документов в другие заключается в том, что новый документ вычисляется по исходным документам, а не составляется, как при ручном способе, так как машина может только вычислять. Правда, ЦВМ может еще перемещать, сортировать, объединять, разъединять массивы. Поэтому требуется представить существующую форму документа в виде, удобном для вычислений на ЦВМ. Для этого, анализируя документ, прежде всего выделяют его наименование, наименование показателей, наименование признаков показателей, значение признаков (рис. 9-6). Так как информация в ЦВМ циркулирует последовательно, то все содержание документа, состоящее из признаков, объединенных в показатели, вытягивается в строчку. Проще всего понять методику составления машинно-ориентированной модели документа на примере.

Пример 9-3. Рассмотрим на примере документа "Расход материалов за год", характерного для АСУ, процедуру составления его модели.

Документ "Расход материалов за год" представлен в табл. 9-4. Его схема показана на рис. 9-7. Эта схема позволяет представить весь документ в виде одной строчки (табл. 9-5).

Каждому признаку документа отводится самостоятельная позиция (клетка) с соответствующим номером a_ij, где i - номер показателя в документе, а j - номер признака в показателе. Преобразование документа или образование нового документа осуществляется изменением, значений признаков или добавлением новых признаков, показателей и соответствующим изменением наименования (шифра) документа.

Таблица 9-4

Таблица 9-5

С помощью рассмотренной модели документа можно составлять машинно-ориентированные схемы документооборота. При этом используется формальный операторный язык (ФОЯ) обработки информации: структурного преобразования и вычислительного типа.

На рис. 9-8 показан фрагмент схемы документооборота. В соответствии с этой схемой с помощью оператора вычислительного типа {Вин. 1) суммируются признаки α₃ и α₄ и их сумма заносится в клетку признака α₆. Преобразованный документ Д₁ остается в подразделении П₁. С помощью оператора (Выч. 2) формируется новый документ Д₂, пришедший из другого подразделения. В нем рассчитывается только показатель

а остальные показатели остаются без изменения. Затем признаки документа Д₂ подвергаются операции редактирования (Ред. 1) с помощью оператора структурного типа. По предписанию, составленному служебной программой, каждому признаку присваивается свой номер, в соответствии с которым он должен занимать место в документе, например номер по порядку, фамилия, имя, отчество и т. д. На рис. 9-8 оператор (Ред. 1) располагает показатели β₂, β₄, β₆ в соответствии с предписанными номерами, остальные показатели остаются без изменения. В результате воздействия этого оператора образуется новый документ Д₃, в котором

Рис. 9-7. Структура документа 'Расход материала за год'

Пример 9-4. Рассмотрим упрощенную схему расчета зарплаты (рис. 9-9). Исходными документами (массивами) будут список сотрудников Д₁ с должностями и окладами, табель посещаемости Д₂, таблица вычетов подоходного налога Д₃, список дополнительных отчислений и начислений Д₄. Прежде всего документы Д₁/Д₃ проходят сортировку по признакам: фамилия, имя, отчество, в результате чего они располагаются в алфавитном порядке. Упорядочение необходимо, для того чтобы следующие операторы (Выч, 1-3) работали, осуществляя одноразовый просмотр документов. Сумма заработанная каждым сотрудником, определяется оператором Выч.1. Он вы полняет следующие функции: объединяет документы по ключу a₁=b₁ вычисляет заработанную сумму и формирует новый документ Д₇, содержащий список сотрудников с должностными окладами и фактически заработанной суммой, в которой учитывается только отработанное время. Из документа Д₇ с помощью группы структурных операторов типа выборки по ключу " > c₁", " <с₂" и оператора вычислительного типа (Выч.2) формируется документ Д₈, в котором записывается сумма подоходного налога. И, наконец, из документов Д₈ и Д₀, в которых содержатся сведения о дополнительных вычетах и начислениях, оператор Выч. 3 вместе с оператором выборки по ключу "равенство ФИО" строит окончательный документ Д₁₀ "Ведомость зарплаты".

В целом рассмотренная схема документооборота является формализованным отображением существующего ручного способа обработки информации и поэтому очень сложна для ручного и машинного моделирования.

Рис. 9-8. Фрагмент схемы документооборота на уровне бумажных документов, использующий ФОЯ

Возможности, заложенные в автоматизированных средствах организации данных и программирования типа языка КОБОЛ, позволяют без особого труда составлять алгоритм получения документа по формульному (не машинно-ориентированному описанию) расчету его показателей. Так, на рис. 9-10 для сравнения приведены структуры схем документов о начислении зарплаты, составленных с помощью КОБОЛа и рассмотренного выше языка формальных операторов ФОЯ, где А - программа на языке КОБОЛ, реализующая расчет Документа Д₁₀. Схема на языке КОБОЛ имеет типичную машинную ориентацию, исключающую получение ненужных для данной задачи промежуточных документов, но необходимых для ручных методов управления. Здесь уже можно усмотреть эволюцию существующей схемы документооборота, ее синтез. В плане эволюции, обусловленной применением ЦВМ, можно предложить схему документооборота на уровне показателей и их признаков в виде дерева. Строится дерево показателей (рис. 9-11). На самом нижнем уровне располагаются первичные показатели, отражающие нормы расхода ресурсов, отчетные показатели цеха, состав изделий (A_i). Все более высокие уровни заняты расчетными и сводными отчетными показателями, показателями себестоимости продукции (B_i^j). Самый высокий уровень характеризует работу предприятия в целом: рентабельность, использование фондов зарплаты, оборудования и т. п. (C_i). При создании дерева показателей за основу берется не структура управления и документооборот, а выясняются формулы расчета показателей при переходе с яруса на ярус. Моделирование составленной схемы документооборота на ЦВМ дает возможность получать по запросу документы (Д₁), содержащие показатели, находящиеся на разных уровнях дерева. В запросе должны содержаться сведения о структуре документа, а алгоритмы расчета его показателей содержатся в самой схеме документооборота. Но совсем не учитывать сложившиеся методы управления (структурный состав предприятия) нельзя, так как по отчетности участков, цехов завода, по связям показателей разных уровней выясняется и осуществляется моделирование схемы документооборота. Работы по составлению дерева показателей в конечном счете приведут к созданию технико-экономического тезауруса системы.

Рис. 9-9. Пример схемы документооборота для начисления зарплаты

Рис. 9-10. Схема начисления зарплаты на уровне документов с помощью ФОЯ {а) и на языке КОБОЛ (б)

Рис. 9-11. Схема документооборота на Уровне показателей и признаков в виде Дерева